Uzun zamandır yazmayı planladığım ama her defasında farklı farklı nedenlerden ötürü ertelediğim -ki buna herkes gibi yaşadığım gündelik hayatın koşuşturması, sıkıntıları veya tembellik diyebilirsiniz- yazmaya vakit bulamadığım bir yazıyı paylaşmak istiyorum sizlerle: Ana Veri Yönetimi (Master Data Management)

Nereden çıktı bu konu derseniz vereceğim cevap şu olabilir; gerek geçmiş projelerde edindiğim deneyimleri sizlerle paylaşmak gerekse de bu aralar çokça kafa yorduğum bir konu olması diyebilirim.

“Ana Veri Yönetimi” nin ne olduğuna geçmeden önce, “Ana Veri” nedir tanımını yapmak iyi bir başlangıç olacağı kanısındayım.

Ana Veri

Bir kurumun sahip olduğu en değerli temel bir bilgi varlığı olarak ifade edebiliriz. Ve bu bilgi, sektörden sektöre değişiklik arz etmektedir.

Örneğin bir sigorta şirketi için, Müşteri, Ürün ve Acente bilgisi olabileceği gibi perakende alanında faaliyet gösteren bir firma için Müşteri, Ürün, Tedarikçi olarak ifade edilebilmektedir.

Genel olarak baktığımızda “Ana Veri” yi kendi içerisinde 4 farklı ana grup (domain) içerisinde kategorize edebiliriz: Party (Müşteri, Acente, Çalışan, Tedarikçi v.b.), Product(Ürün, Parça, Stok, Yedek Parça, Hizmet, Servis, Şartlar ve Koşullar), Account (Sözleşme, Anlaşma, Hesap v.b.) ve Location (Bölge, Lokasyon, Adres v.b.)

Peki “Ana Veri” nin temel özelliği nedir diye soracak olursak:

  • Operasyonel sistem ve süreçlerde kullanılır
  • İşlemsel (Transactional) veri değildir
  • Tekil, güncel, tutarlı ve bütünseldir
  • Farklı birimlerin mutabık kaldığı ortak veri tanımıdır diye açıklayabiliriz.

Artık gelelim en sevdiğim yere yani yukarıdaki bilgiler doğrultusunda “Ana Veri Yönetimi” nin ne olduğunu açıklamaya.

Ana Veri Yönetimi

Yukarıdaki bilgiler ışığında “Ana Veri Yönetimi” ni şu şekilde tarifleyebiliriz: Kurumun farklı sistem, veritabanı ve uygulamalarında bulunan kritik Ana Verilerin, merkezi bir ‘HUB’da toplanarak; veri kalitesi, tekilleştirme, ilişkilendirme, zenginleştirme vb süreçlerden geçirilmesini; erişim, paylaşım ve güvenlik hassasiyetleri ile farklı iş, süreç, birim, lokasyon, uygulama ve kanallara servis edilmesini sağlayan teknoloji ve süreçler bütünüdür.

Peki yukarıda yaptığımız bu tanım bizlere ne sağlıyor. Bu tanım üzerinden bir kaç kelime üzerinden daha detaylı konuşacak olursak:

  • Merkezi Hub: Bugün bir çok kuruma baktığımızda yukarıda bahsettiğimiz bu ana veriler hemen hemen bir çok farklı sistem, uygulama veya veritabanlarında dağınık bir şekilde durmakta. Ve kurumlar, bu önemli verileri bir araya getirmekte çok büyük sıkıntılar yaşamakla beraber ayrıca bu veriler üzerinde meydana gelen değişiklikleri (tarihsel bilgi) takip etmekte ve yönetmekte çok büyük sıkıntılar yaşamakta. Örneklendirecek olursak, CRM sisteminde veya Çağrı Merkezinde müşterilerden almış olduğumuz en güncel bilgiler Fatura sistemimizde veya ana uygulamalarımızda güncel olmayan haliyle durmakta ve bu durum da güncellik sorunlarını beraberinde getirmekte ve sistemler arası bütünsellik böylece bozulmakta.
  • Veri Kalitesi: Dağınık duran bu sistemlerin yanı sıra bir yandan da hemen hemen bir çok kurumun yaşadığı temel sorun olan veri kalitesi problemleri ile baş etmeye çalışıyoruz. Eksik adres veya iletişim bilgileri yüzünden müşteriye zamanında ulaşamama, bu sorunların bizlere yarattığı ek maliyetler, operasyonel verimliliğin düşmesi, tutarsız veya eksik raporlama, yanlış segmentasyon gibi türlü türlü problemler yaşıyoruz.
  • Tekilleştirme: Bir çok sistemde farklı farklı bilgileriyle gördüğümüz müşteri veya ürün bilgilerini bir araya getirmekte zorlanmamızın yanı sıra aynı müşteri veya aynı ürün olduğunu anlamakta yaşadığımız sıkıntılar ve bunun sonucunda müşteri tarafında yaşanılan memnuniyetsizliği, kendi müşterimizi eksik tanımamızı ve bu eksik bilgilerle doğru ve etkin kampanya yönetiminin yapılmamasını ve böylelikle maliyetlerin artmasını beraberinde getirmekte.
  • İlişkilendirme: Yukarıda belirtmiş olduğum sıkıntıların bir araya gelmesiyle beraber müşterinin aile, kurum, ürün veya çalışan gibi ilişkilerini bütünüyle görmekte sıkıntılar yaşamamıza sebep olmakta. Bu sebeple etkin kampanya yönetimi yapılmasına, çapraz satış fırsatların kaçmasına sebebiyet vermekte.
  • Güvenlik ve Paylaşım: Ana verilerin, bir çok sistemde dağınık, kirli, ilişkisiz durması sebebiyle bu veriye ihtiyaç duyan uygulamalarımıza doğru ve zamanında sağlanamaması.

Aslında yukarıda değindiğim başlıklar, kurumunların yaşadığı temel bir takım problemler olarak düşünebiliriz. Bu bilgiler ışığında “Ana Veri Yönetimi” bizlere ne sağların cevabı:

  • Ana sistem ve süreçlerle entegre
  • Bütünsel, genişletilebilir, esnek bir veri modeli
  • Merkezi yönetim olanağı
  • Veri kalitesi yönetimi
  • Eşleştirme ve tekilleştirme altyapısı
  • Değişiklik yönetimi ve versiyonlama
  • Hiyerarşi ve ilişkilerin yönetimi
  • Etkin metadata yönetimi
  • Hazır servis katmanı
  • Güvenlik yönetimi sağlayarak

Bu sayede kurumların:

  • Veri odaklı
  • Merkeze müşteriyi alan
  • Tekil müşteri görüntüsü
  • Modernizasyon ve migration (veri göçü) süreçlerini kolaylaştıran
  • Veri yönetişimi alt yapısı
  • Yönetişim, risk ve uyum süreçlerini destekleyen
  • Yazılım süreçlerini kolaylaştıran bir yeteneğe sahip olmasına yardımcı olmaktadır.

Şimdilik bu kadar diyelim. Bir sonraki yazımda “Ana Veri Yönetimi” nin kurumlardaki yaygın kullanım yöntemlerinden ve buna bağlı olarak teknik mimari ve projelerdeki metodoloji adımlarından ve daha bir çok farklı alt başlıklara değiniyor olacağım.

Saygılarımla,

Evrim AY